Passer des cartes de cage papier à la gestion numérique de colonies

Étape 1 : auditer votre situation actuelle

Faites une tournée de l’animalerie et notez : combien de cages, combien d’animaux par cage (approximativement), quelles informations figurent sur les cartes papier actuelles et quelles informations supplémentaires vivent dans les cahiers de laboratoire ou les tableurs. Cela vous indique la quantité de données à saisir et les champs qui comptent.

Étape 2 : configurer Colony.care

Créez votre compte (en moins de deux minutes). Nommez votre premier projet. Configurez vos espèces, souches et types d’hébergement. Si vous avez des données électroniques existantes, un tableur, un extrait de base de données, importez-les d’abord avec l’outil d’importation CSV. Pour les données qui n’existent que sur papier, prévoyez un calendrier de saisie.

Étape 3 : saisir les données par lots

N’essayez pas de tout saisir en une seule journée. Entrez une pièce ou un rack à la fois. Pour chaque cage : créez la fiche de la cage, ajoutez les animaux avec leurs identifiants, souches, sexes et dates de naissance. Imprimez les cartes de cage à code QR au fur et à mesure et remplacez immédiatement les cartes papier, la cage dispose maintenant d’une fiche numérique vivante.

Étape 4 : imprimer et scanner

Colony.care génère des cartes de cage à code QR depuis n’importe quel navigateur, imprimez sur des étiquettes standard. Chaque code QR ouvre la fiche animale vivante. Le personnel scanne avec l’appareil photo de n’importe quel téléphone, sans matériel dédié. Testez quelques cartes pour confirmer que les codes QR se scannent correctement et ouvrent les bonnes fiches.

Étape 5 : former et assurer la transition

Présentez le nouveau flux de travail à votre équipe : scanner une carte de cage, consulter la fiche, enregistrer une observation ou un changement de cage. La plupart des techniciens s’adaptent dès leur première séance parce que le flux de travail reflète ce qu’ils font déjà, juste plus vite. Conservez les cartes papier pendant 1 à 2 semaines comme solution de repli, puis archivez-les.

FAQ

Combien de temps dure la transition du papier au numérique ?

Pour une animalerie de 200 à 500 cages, prévoyez de 1 à 2 semaines de saisie à temps partiel. Les animaleries plus grandes peuvent prendre plus de temps, mais le travail peut être réparti entre le personnel, chaque personne saisit sa propre pièce ou son propre rack.

Que se passe-t-il si notre connexion Internet tombe ?

Colony.care est une plateforme en nuage et nécessite une connexion. La plupart des animaleries ont un accès Internet fiable. Si votre animalerie subit des pannes fréquentes, parlez-en avec nous, nous pouvons vous conseiller des options de redondance.

Pouvons-nous garder les cartes papier comme sauvegarde ?

Certaines animaleries gardent les cartes papier dans un tiroir comme solution de repli pendant le premier mois. Ensuite, la plupart constatent que les fiches numériques sont plus fiables, les cartes papier n’ont pas de piste d’audit, ne peuvent pas être recherchées et ne survivent pas à un renversement de café.