Passer d’Excel à un logiciel de gestion de colonies : guide pas à pas

Étape 1 : préparer votre tableur

Avant d’importer, prenez une heure pour nettoyer vos données. Supprimez les lignes et les colonnes vides. Assurez-vous que chaque animal a un identifiant unique. Séparez les données en feuilles logiques, les animaux dans une feuille, les cages dans une autre, les fiches d’élevage dans une troisième. L’outil d’importation de Colony.care détecte automatiquement les en-têtes de colonnes, mais des données propres s’importent plus vite.

Étape 2 : téléverser et mapper

Enregistrez chaque feuille en fichier CSV et téléversez-la dans Colony.care. L’outil d’importation lit vos en-têtes de colonnes et propose des correspondances de champs, « Date of Birth » correspond au champ de date de naissance, « Strain » à la souche, et ainsi de suite. Examinez les correspondances et ajustez celles qui ne semblent pas correctes. Vous pouvez ignorer les colonnes dont vous n’avez pas besoin.

Étape 3 : essai à blanc

Colony.care exécute d’abord une importation de prévisualisation. Vous voyez exactement ce qui sera créé, mis à jour ou ignoré, ligne par ligne. Rien n’est écrit dans votre base de données active à ce stade. Vérifiez un échantillon de fiches par rapport à votre tableur d’origine. Si quelque chose semble incorrect, ajustez les correspondances et relancez la prévisualisation.

Étape 4 : valider

Quand la prévisualisation semble correcte, validez l’importation. Colony.care crée toutes les fiches en une seule opération et vous remet un résumé : X animaux créés, Y cages créées, Z fiches d’élevage créées, W lignes ignorées. Si quelque chose s’est mal passé, improbable après une prévisualisation propre mais possible, vous pouvez annuler l’intégralité de l’importation.

Étape 5 : vérifier et démarrer

Vérifiez par sondage les fiches dans le système actif. Imprimez quelques cartes de cage à code QR et scannez-les avec un téléphone pour confirmer que les données s’affichent. Présentez la colonie à un collègue dans Colony.care. Quand vous êtes satisfait, commencez à utiliser Colony.care comme système principal et archivez le tableur comme sauvegarde.

FAQ

Combien de temps prend la migration ?

Pour une colonie de souris universitaire typique de 200 à 500 animaux, tout le processus, de la préparation à la mise en service, prend de 1 à 2 heures. Les colonies plus grandes prennent proportionnellement plus de temps.

Que faire si mes données sont réparties dans plusieurs fichiers Excel ?

Importez-les un à la fois, en commençant par les animaux. Le père et la mère de chaque animal sont reliés par leur identifiant, y compris les parents importés d’un fichier précédent, et les animaux sont placés dans les cages qui existent déjà sous le même nom.