Automatisation de la facturation per diem : guide complet pour les animaleries
Résumé
La facturation per diem, qui facture aux chercheurs un tarif journalier par cage, est la façon dont la plupart des animaleries recouvrent leurs coûts d’exploitation. Faites manuellement dans des tableurs, elle est la tâche administrative la plus chronophage de nombreuses animaleries. La facturation per diem automatisée d’un logiciel de gestion de colonies élimine la reconstruction mensuelle et produit des rapports de refacturation prêts pour les subventions à partir des fiches d’hébergement que vous tenez déjà.
Comment fonctionne la facturation per diem automatisée
Colony.care sait quels animaux sont dans quelles cages, quelles cages sont assignées à quels projets et chercheurs principaux, et depuis combien de temps chaque cage est active. Il applique des tarifs per diem selon l’espèce, le type de cage et le niveau de soins, vous configurez la table de tarifs une seule fois. À la fin de chaque période de facturation, le système calcule les jours-cages de chaque cage active, les multiplie par le tarif applicable et génère un rapport de refacturation ventilé par projet, chercheur principal ou centre de coûts.
Prise en charge de tarifs multiples
Les différentes espèces et types d’hébergement ont des tarifs per diem différents. Une souris dans une cage standard coûte moins cher par jour qu’un lapin dans un grand enclos. Colony.care prend en charge plusieurs tables de tarifs, vous assignez les tarifs par espèce, type de cage, niveau de soins ou toute combinaison. Quand une cage change de type ou passe à un niveau de soins différent, le changement de tarif est appliqué automatiquement à partir de cette date.
Rapports prêts pour les subventions
Les rapports de facturation ventilent les charges par les catégories qu’exigent vos subventions et centres de coûts : projet, chercheur principal, espèce, période. Les rapports s’exportent en CSV ou en PDF. Les données sous-jacentes sont auditables, chaque calcul de jour-cage remonte à des fiches d’hébergement précises avec horodatage et attribution à l’utilisateur.
FAQ
Pouvons-nous définir des tarifs différents pour les utilisateurs internes et externes ?
Oui. Les tables de tarifs peuvent être configurées par projet ou par centre de coûts. Les laboratoires universitaires internes peuvent avoir une structure tarifaire tandis que les clients commerciaux externes en ont une autre.
Que se passe-t-il quand une cage change de chercheur principal en cours de mois ?
Colony.care calcule les jours-cages par chercheur principal selon les dates exactes de transfert. Si une cage passe 12 jours avec le CP-A et 19 jours avec le CP-B dans un mois de 31 jours, chaque chercheur principal est facturé pour exactement sa portion.
Pour la vue de l’organisation, avec les totaux par équipe et par projet, voir Colony.care pour les animaleries centrales et les organisations multi-laboratoires.