Logiciel de gestion de colonies pour les animaleries centrales et les organisations multi-laboratoires
Résumé
Colony.care fonctionne à trois niveaux. Un laboratoire suit ses animaux, ses lignées et sa reproduction. Une équipe mène ses projets et demande des services à l’animalerie. Une organisation, par exemple une animalerie centrale ou un institut, voit dans un seul portail toutes les équipes qu’elle parraine : totaux de per diem par équipe et par projet, demandes de service, réservations de salles, d’équipements et de professionnels, état de la conformité et des formations dans toutes les équipes.
Trois niveaux, une seule plateforme
| Niveau | Qui y travaille | Ce que couvre Colony.care |
|---|---|---|
| Laboratoire | Techniciens, étudiants, chercheurs | Animaux, cages, lignées, reproduction, suivis de santé, cartes de cage à code QR |
| Équipe | Chercheur principal, responsable de laboratoire | Projets, membres et rôles, tarifs de per diem, demandes envoyées à l’animalerie |
| Organisation | Animalerie centrale, institut, département | Toutes les équipes parrainées, totaux de per diem, réservations, demandes, conformité, formation, modes opératoires, annonces |
Une organisation peut-elle gérer plusieurs équipes et projets ?
Oui. Une organisation parraine autant d’équipes qu’il le faut, et chaque équipe possède ses projets. Le portail de l’organisation liste toutes les équipes et tous leurs projets. Une équipe peut s’y joindre de quatre façons :
- Créer l’équipe depuis le portail de l’organisation.
- Ajouter une équipe existante : son propriétaire reçoit une demande de transfert et l’accepte.
- Inviter des responsables d’équipe par courriel : chacun reçoit un lien, crée un compte au besoin, nomme son équipe, et l’équipe se joint à l’organisation dès l’acceptation.
- Partager un code d’invitation, qui peut être limité à un nombre d’utilisations et porter une date d’expiration.
Qui peut faire quoi au niveau de l’organisation ?
Un membre de l’organisation a un rôle administratif et, au besoin, un rôle opérationnel. Le portail demande l’authentification à deux facteurs avant de s’ouvrir.
| Rôles administratifs | Rôles opérationnels |
|---|---|
| Propriétaire | Vétérinaire traitant |
| Administrateur | Personnel animalier |
| Facturation | Gestionnaire d’animalerie |
| Lecteur | Coordonnateur de la conformité (CAC) |
Comment le per diem est-il calculé ?
Chaque nuit, Colony.care lit les fiches d’hébergement et inscrit les lignes de facturation du jour pour chaque projet, au tarif en vigueur ce jour-là. Personne ne compte les cages à la main en fin de mois. La méthode complète est décrite dans le guide de la facturation per diem.
- Base du tarif : par animal, par cage ou par bac et par jour, ou par salle et par mois.
- Précision du tarif : un tarif peut être propre à une espèce (par animal) ou à un type de cage (par cage).
- Dates : un tarif s’applique du jour de sa création jusqu’à sa désactivation, si bien qu’un changement de prix ne réécrit pas les mois passés.
La page per diem de l’organisation affiche le total, les jours-cage et les jours-animal du mois en cours, du mois précédent, ou des 30 ou 90 derniers jours, ventilés par équipe et par projet. Elle s’exporte en CSV. Les montants sont en dollars canadiens. Il s’agit de refacturation pour une animalerie, pas d’un système comptable.
Peut-on réserver une salle, un équipement ou un professionnel ?
Oui. L’organisation tient un répertoire de salles, d’équipements et de professionnels, et ses administrateurs les réservent pour une équipe ou pour un client externe.
- Professionnels : chacun a une discipline (vétérinaire, chirurgien, technicien ou autre), des jours et des heures de travail, et un tarif facultatif.
- Salles et équipements : chacun a un emplacement et une capacité de réservations simultanées.
- Conflits : une réservation qui en chevauche une autre à pleine capacité est bloquée : un administrateur doit la confirmer pour qu’elle soit enregistrée. Une réservation hors des heures configurées est refusée.
- Statut : réservée, terminée ou annulée, avec le motif de l’annulation.
- Prix : à l’heure, à la demi-journée, à la journée ou à prix fixe. Le coût estimé est fixé au moment de la réservation.
- Vues et rappels : une liste, un calendrier mensuel, et un rappel à l’équipe la veille.
Les équipes ne réservent pas elles-mêmes. Un membre de l’équipe envoie une demande de réservation, puis un administrateur de l’organisation l’accepte et crée la réservation.
Comment une équipe demande-t-elle un service à l’animalerie ?
Par une demande. Un membre de l’équipe choisit un type (consultation vétérinaire, réservation de salle, de professionnel ou d’équipement, ou commande à la biobanque) et un niveau d’urgence. La demande passe ensuite de « en attente » à « en cours », puis est fermée comme résolue ou refusée, ou annulée par son auteur, avec un fil de discussion entre l’équipe et l’organisation. Une demande restée ouverte est signalée aux administrateurs de l’organisation après un jour si son urgence est élevée ou critique, et après trois jours sinon. Accepter une consultation vétérinaire ouvre le formulaire de cas clinique dans le projet de l’équipe.
L’animalerie peut-elle facturer des clients externes ?
Oui. L’organisation tient les fiches de ses clients externes, par exemple une entreprise ou une autre université, avec leur adresse de facturation et leur taux de taxe. Elle réserve pour eux, puis regroupe les réservations terminées d’une équipe ou d’un client dans une facture numérotée, la télécharge en PDF, l’envoie par courriel et la marque comme payée.
Que voit l’organisation sur l’ensemble des équipes ?
- Vue d’ensemble : équipes actives, personnes, projets et animaux, par rapport à il y a 30 jours, et la liste de ce qui demande une action.
- Comparaison des équipes : recensement des animaux, cas cliniques, total de per diem et taux de conformité, côte à côte.
- Animaux et cas cliniques : parcourir par équipe, chercher un animal par son identifiant, suivre les cas ouverts dans toutes les équipes.
- Conformité : protocoles par équipe (actifs, arrivant à échéance d’ici 60 jours, expirés), exigences propres à l’organisation, et rapport d’animalerie CCAC en PDF.
- Formation : certifications valides, arrivant à échéance et expirées par équipe, avec export CSV et Excel. Voir les registres de formation et de compétences.
- Bibliothèque de modes opératoires : procédures avec historique des versions, publiées par l’organisation et lues par toutes les équipes.
- Annonces : un message à tous les membres de toutes les équipes, avec accusé de lecture quand il est exigé.
Ce que la plateforme ne fait pas
- Les équipes et les clients externes ne réservent pas eux-mêmes un créneau : un administrateur crée chaque réservation.
- Une demande n’entraîne aucuns frais. Les coûts viennent du per diem et des réservations.
- Les clients externes n’ont pas de compte, et leurs factures ne se paient pas en ligne.
- Le per diem est facturé en dollars canadiens seulement.
Forfaits
Le forfait Organisation fait l’objet d’une soumission pour chaque établissement : une seule entente couvre toutes les équipes parrainées. Une équipe seule peut commencer avec le forfait gratuit Starter ou le forfait Lab, puis se joindre à une organisation plus tard. Voir les forfaits, ou lire ce que couvre au quotidien un logiciel de gestion d’animalerie.